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Protection des renseignements personnels
Principes généraux
Tous les employés de Les Investisseurs Autonomes doivent se conformer aux politiques et procédures de confidentialité et de traitement des informations privilégiées, même après la fin de leur emploi au sein du cabinet.
Les employés doivent veiller à ce que les informations sur les clients et sur Les Investisseurs Autonomes soient protégées, utilisées et divulguées uniquement conformément aux normes juridiques, réglementaires et à celles des politiques internes à l’entreprise. Les réglementations sur les valeurs mobilières restreignant l'utilisation et la distribution d'informations privilégiées doivent être strictement respectées. Cela s'applique aux informations privilégiées dont Les Investisseurs Autonomes et/ou un de ses employés puissent entrer en possession dans le cadre de leurs activités commerciales. Tous les employés ont un devoir envers l'entreprise et ses clients. En conséquence, toutes les informations acquises sur les activités de Les Investisseurs Autonomes ou sur l'un de ses clients doivent être traitées de manière confidentielle et ne doivent jamais être discutées ou communiquées à quiconque, à l'exception de quelqu'un qui a besoin de connaître les informations pour faire des affaires au nom de Les Investisseurs Autonomes ou du client. Le non-respect de cette règle par un employé peut être considéré comme une faute grave et entraîner un licenciement sans préavis. Les employés de Les Investisseurs Autonomes doivent également se conformer aux réglementations relatives à l’utilisation ou à la divulgation d’information privilégiées pour lesquels les délits comprennent des amendes et des peines d'emprisonnement.
Le Chef de conformité de Les Investisseurs Autonomes doit s'assurer que chaque nouvel employé se familiarise avec les politiques et procédures de confidentialité de l’entreprise avant de commencer à traiter avec les clients. Les employés existants doivent prendre connaissance et appliquer les nouvelles informations partagées périodiquement pas le Chef de la conformité face à tout changement dans les lois, politiques et procédure concernant la protection des renseignements personnels. Le Chef de la conformité veillera à ce que la politique de Les Investisseurs Autonomes soit suivie par tous les employés, en vérifiant périodiquement que la politique est exacte, complète, bien mise en évidence et entièrement mise en œuvre et accessible. Le Chef de la conformité encouragera les personnes intéressées à faire part de leurs préoccupations en utilisant les coordonnées fournies afin de résoudre toute plainte et tout litige concernant l'utilisation et la divulgation des données personnelles conformément aux politiques de Les Investisseurs Autonomes.
Confidentialité face à l’information collectée
Dans le cadre de ses relations avec les clients, Les Investisseurs Autonomes est tenu de collecter des informations personnelles, financières et autres afin d'ouvrir les comptes des clients et de remplir ses obligations légales et réglementaires. Ces informations personnelles comprennent, sans limitation:
• les informations nécessaires pour établir l'identité du client (par exemple : nom, date de naissance, citoyenneté, etc.);
• les informations nécessaires pour établir la situation financière du client (par exemple : revenu, état matrimonial, personnes à charge, etc.) et les antécédents personnels;
Toutes ces informations sont confidentielles, y compris le fait qu'une personne est un client de Les Investisseurs Autonomes. Étant donné que ces informations sont collectées en sachant que leur confidentialité sera protégée, tous les employés doivent tout mettre en œuvre pour préserver la confidentialité de ces informations. Les affaires des clients ne doivent pas être discutées avec leurs conjoints, comptables, avocats ou banquiers à moins que le client n’ait autorisé Les Investisseurs Autonomes à le faire par écrit et / ou que la documentation appropriée permettant a de faire la divulgation se trouve au dossier. Les informations confidentielles obtenues d'un client ne peuvent être utilisées à d'autres fins que celles autorisées par le client. Il est absolument interdit aux employés d'utiliser les informations des clients pour obtenir un avantage personnel. Les employés doivent également veiller à protéger les informations confidentielles et non publiques relatives à Les Investisseurs Autonomes. Cela comprend, par exemple, les informations relatives aux plans stratégiques ou concurrentiels de Les Investisseurs Autonomes, aux activités commerciales et autres.
Les clients peuvent obtenir l'accès aux renseignements personnels que Les Investisseurs Autonomes détient à leur sujet à tout moment et examiner leur contenu et leur exactitude, et les faire modifier le cas échéant. Cependant, l'accès peut être restreint tel que permis ou requis par la loi. Pour demander l'accès à ces informations ou poser des questions sur nos politiques de confidentialité, les clients peuvent le faire à tout moment en contactant le Chef de la conformité de Les Investisseurs Autonomes.
Règles de protection des renseignements personnels
Les règles suivantes, prises ensemble, servent de base à suivre pour protéger la confidentialité des informations :
a) Les informations confidentielles ne doivent être communiquées à personne, sauf si (a) le destinataire a un besoin légitime de savoir; (b) la communication vise une fin autorisée par le client; (c) la communication est nécessaire pour se conformer à la loi; ou (d) le consentement du client à la divulgation a été obtenu.
b) Pour protéger et empêcher l'accès non autorisé aux informations confidentielles, les employés ne doivent pas:
i. Discuter d'informations confidentielles ou révéler l'identité des clients ou des informations sur leurs affaires dans des lieux publics tels que des ascenseurs, des couloirs, des restaurants, des avions, des taxis ou d'autres endroits où des conversations peuvent être entendues;
ii. Discutez des informations confidentielles lors de l'utilisation d'un téléphone sans fil ou cellulaire si des personnes non autorisées peuvent entendre des conversations;
iii. Discutez des informations confidentielles lors de l’utilisation de téléphones à haut-parleur si des personnes non autorisées peuvent entendre des conversations;
iv. Lire des documents contenant des informations confidentielles dans des lieux publics ou les jeter là où ils peuvent être récupérés par des personnes non autorisées;
v. Laisser les documents contenant des informations confidentielles derrière ou sans surveillance dans les salles de conférence, dans les salles de photocopie, sur les télécopieurs, sur les bureaux ou dans d'autres endroits où ils peuvent être lus par des personnes non autorisées à le faire, y compris le personnel contractuel ou de maintenance ou d'autres employés du Les Investisseurs Autonomes.
c) Pour protéger et empêcher l'accès non autorisé aux informations confidentielles, les employés doivent:
i. Restreindre l'accès aux fichiers informatiques en respectant toutes les procédures de confidentialité et de sécurité informatiques;
ii. Veiller à conserver et à transmettre les informations confidentielles de manière à ce que seuls ceux qui sont autorisés à les obtenir le fassent;
iii. Déchiquetez les copies supplémentaires de documents contenant des informations confidentielles qui ne sont pas nécessaires;
iv. Veiller à ce qu'aucune personne non autorisée n'accède aux zones de travail ou aux dossiers des clients, sans être accompagnée d'une personne autorisée;
v. Veiller à ce que les travailleurs temporaires, le personnel de service extérieur, les messagers, le personnel contractuel ou de maintenance et les autres personnes susceptibles d’avoir accès aux locaux de Les Investisseurs Autonomes n’obtiennent pas accès aux informations confidentielles sans autorisation. Certaines activités et fonctions sont trop sensibles pour être confiées à des intérimaires, y compris celles fournies par des agences extérieures;
vi. Récupérez tous les fichiers ou clés des employés qui quittent l'entreprise et modifiez les mots de passe ou les contrôles d'accès qu'ils ont utilisés.
Contact
Xavier Hamel-Lapointe